Als Fundraiser*in führt man so grob alle 10 Jahre ein neues Fundraising-System ein. So richtig Erfahrung und Routine will sich da nicht einstellen. Hilfestellung für die fachlichen Schritte, damit Du da solide drangehen kannst, geben wir auf hier auf unserer WEbsite.
Doch es gibt darüber hinaus noch Aspekte, die den Erfolg eines Prozesses maßgeblich beeinflussen.
Wir haben uns mit Vertreter*innen von acht führenden Fundraising-Datenbank-Systemen zusammengesetzt und unsere Erfahrungen zusammengetragen.
Die 5 wichtigsten Hinweise, die Organisationen vor Beginn eines Projektes berücksichtigen sollten, haben wir für Dich zusammengefasst.
1. „Management Attention“ und Freiheit für die Projektleitung
Euer Vorhaben erfordert nicht nur den Rückhalt Deines Vorstands oder Deiner Geschäftsführung, es benötigt an der ein oder anderen Stelle auch schnelle wegweisende Entscheidungen, die in die Gesamt-Strategie der Organisation passen müssen. Sichere Dir also frühzeitig die Aufmerksamkeit Deines Vorstands oder Deiner Geschäftsführung. Etabliere feste Strukturen wie z.B. einen regelmäßigen Jour fixe, um ein gemeinsames Ziel festzulegen und die Rahmenbedingungen auch für die zukünftigen Entwicklungen Eurer Organisation zu klären. Du kannst leichter einen Termin absagen, - wenn es nichts zu besprechen gibt, - als gemeinsame Ad-hoc-Termine finden.
Euer Vorhaben muss Raum in der Arbeitsplanung der Entscheidungs-Ebene haben. Andersrum brauchst Du als Projektleitung Vertrauen und Mandat, eigenständige Entscheidungen zu treffen.
Legt die Definition dieser Grenzen fest.
2. Die Bereiche Finanzbuchhaltung und Fundraising werden zusammenarbeiten müssen
Sowohl die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung als auch des Fundraisings arbeiten mit Spenden. Doch es ist kein Zufall, dass sie in den meisten Vereinen kaum Berührungspunkte im Alltag haben. Denn beide Professionen schauen mit unterschiedlichen Absichten auf eine Spende. Die eine schaut mit der Brille der ordnungsgemäßen Buchführung auf die Spende, die andere hat den Spendenden im Blick und dessen Bindung und Upgrade.
Um ein Fundraising-System auszuwählen, müssen nun beide Professionen zusammenfinden und zumindest im Grundsatz verstehen, wie die andere denkt und was sie zum Arbeiten braucht.
Kooperation und Dialog auf Augenhöhe sind entscheidend.
3. Vom Können und Mögen: Prozesse sind relevant, aber auch weiche Faktoren haben ihre Berechtigung
Wir wollen am liebsten alles in harten Fakten. Selbst kleine Organisationen meinen, sie müssten ein Lastenheft schreiben und jede mögliche Funktion der zukünftigen Software selbst niederschreiben.
Hier möchten wir etwas Last von Deinen Schultern nehmen. Kontaktdaten erfassen und eine Kontakthistorie abbilden kann jedes System.
Nimm Dir lieber Zeit, auszuführen, was das System bei Euch erreichen soll. Es geht um das „ob“. Das „wie“ weicht von System zu System ab. Geht Eure User-Storys durch: Welches Team-Mitglied braucht welche Daten und was tut es damit?
Oft unterschätzt werden die „weichen“ Faktoren. Doch Euer Vorhaben greift in die DNA Eurer Organisation ein; der Anbieter und mögliche Berater*innen schauen mitunter richtig tief unter die Motorhaube.
Da möchtet Ihr nicht jeden haben. Welches Gefühl vermittelt ein Anbieter bei Euch? Vertraut Ihr der Kompetenz und der Integrität des Anbieters? Wie habt Ihr den Service bereits erlebt? Sagt Euch der Aufbau der Datenmasken zu oder stören Euch die vielen Reiter und Farben? Oder verliert Ihr Euch in dem schlicht-gleichen Aufbau jeder Seite? Klingt trivial, aber die Personen, die das System später bedienen, sollten keine Abneigung gegen das User-Interface des anvisierten Systems haben.
Gebt also auch weichen Faktoren ihren Raum. Welche sind das bei Euch? Sammelt und diskutiert diese im Team.
4. Das Projekt wird viel mehr verändern als nur die Spendenbuchhaltung
Die Fundraising-Software ist quasi mit den Eingeweiden der Organisation verdrahtet. Gerade bei langjährig gewachsenen Systemen ist es nicht trivial, einfach ein Fundraising-System rauszunehmen und durch ein anderes zu ersetzen.
Ihr werdet einbeziehen müssen, wie Mitglieder und Freiwillige verwaltet werden, wie Kommunikation organisiert wird, ggf. wie Veranstaltungsteilnehmende erfasst und welches System für die Buchhaltung genutzt wird.
Das bedeutet, Du wirst mit einer Vielzahl an Kolleg*innen ins Gespräch gehen und musst als Projektleitung verstehen, welche Daten und Prozesse bei den Kolleg*innen verwaltet werden und ob ein Systemwechsel Auswirkungen auf deren Arbeit hätte.
Die Zeit dreht sich schnell. Ggf. kann ein System, für das Ihr Euch interessiert, mehrere alte Systeme auf einmal ablösen. Andersherum nehmen modulare Systeme zu und ggf. habt Ihr am Ende mehr Systeme/Module als vorher. Wichtig ist, das Fundraising nicht losgelöst von der Organisations-Datenverwaltung zu betrachten.
Und durch all diese Stränge werden mitunter Themen nach oben gespült, die in der Vergangenheit nicht zu Ende gedacht wurden oder keine Priorität hatten, die aber nun Beachtung und Entscheidung quer durch die Bereiche bis hin zur Entscheidungsebene benötigen.
Gerade wenn Du mit verschiedenen Hüten und/ oder Akteuren ins Rennen gehst, weil es z.B. einen Träger-Verein und einen Förder-Verein gibt, oder eine gGmbH und diverse Tochtergesellschaften oder Orts-, Landes- und Bundes-Strukturen, dann kommt es nicht nur darauf an, wie eng Ihr im Alltag kooperiert, sondern dann spielt z.B. auch der Datenschutz mit. Mitunter ist es rechtlich überhaupt nicht zulässig, dass der Verein die Stiftungs-Kontakte mitverwaltet. Macht Euch da schlau, wenn Ihr nicht nur die Daten einer Entität verwalten möchtet.
Nicht nur die Datenbank ändert sich, auch die Arbeitsabläufe und Prozesse werden sich ändern.
Solltet Ihr Euch also fragen, ob Euer Vorhaben ein eher technisches oder eines im Change-Management ist, dann wisst Ihr nun Bescheid: Ihr kauft mindestens 50% Wandel mit.
Das muss zeitlich eingeplant sein.
5. Das geht jetzt nicht mehr weg
Man kann es sich anders wünschen, aber es ist nun mal so: die Digitalisierung geht jetzt nicht mehr weg. Eure Organisation muss kontinuierlich Personal, Zeit und Geld für Projekte der digitalen Transformation bereitstellen. Die Haltung „Das IT-Projekt hält uns vom richtigen Arbeiten ab!“ müsst Ihr abgelegen. Um Eure satzungsgemäße Mission zu erreichen, werdet Ihr permanent gechallanged, Eure technische Ausstattung und Abläufe zu überdenken.
Auch die beste Datenbank kann möglicherweise bei Entwicklungssprüngen Eurer Organisation aus dem Leim gehen, weil sie für andere Bedarfe angeschafft wurde. Und selbst wenn Ihr zufrieden mit Eurem System seid, steht spätestens in 8-10 Jahren eine Überprüfung an.
Die technischen und gesellschaftlichen Entwicklungen gehen rasant vonstatten und Ihr müsst irgendwann prüfen, ob Ihr noch up to date seid und ob Euer System gleichermaßen mit den Entwicklungen mithalten kann.
Wir sind gespannt: habt Ihr alle 5 Aspekte auf dem Schirm? Welche fehlen Eurer Auffassung nach noch dringend? Wir freuen uns auf Eure Rückmeldung an: info(at)cloud-und-rueben.org
Diese Aufstellung spiegelt die Erfahrung von vielen Jahren herstellerunabhängiger Systemberatung von Cloud und Rüben wieder und ist entstanden in Kooperation mit Vertreter*innen führender Fundraising-Systeme. Sie berücksichtigt also diverse Systeme und viele, viele Jahre Erfahrung aus unterschiedlichen Perspektiven.