Nun läuft vieles gleichzeitig
Wenn Sie nicht wissen, wie hoch Sie das Budget ansetzen müssen oder erste Orientierung benötigen wo die Reise hingehen könnte, fragen Sie die Anbieter, die für Sie interessant sind, nach einem Orientierungsangebot. Dazu finden Sie in Schritt 1 detaillierte Informationen.
Benötigen Sie belastbare Angebote, dann sparen Sie sich und den Anbietern Zeit und fragen nur bei den Anbietern an, die wirklich für Sie von Interesse sind.
Erstellen Sie eine kurze Vorstellung Ihres Vereins und Ihrer Abläufe in den Bereichen, die das Datenbank-System später übernehmen soll.
Dafür benötigt der Anbieter einige Eckdaten Ihrer Organisation:
- Anzahl der zukünftigen User*innen
- Bedarf an zusätzlichen Funktionalitäten
- ggf. Anzahl der monatlichen Spendenbuchungen
- Anzahl der zu verwaltenden Kontakte
- ggf. fragt er Sie auch nach Ihren technischen Voraussetzungen
Einsatz des Anforderungskatalogs
In Schritt 3 haben Sie erfahren, wie Sie einen Anforderungskatalog zusammenstellen können. Dieser ist wertvoll, doch nicht immer zwingend notwendig. Sie sollten aber mindestens die wichtigsten Must-Have-Funktionen (KO-Kriterien) und auch „nice-to-have-Funktionen“ zusammenfassen.
Übrigens, Anforderungskataloge sind bei Anbietern nicht immer beliebt. Das hat nachvollziehbare Gründe. Aus Ihrer Organisationssicht haben Sie mit dem Anforderungskatalog ein Vergleichsinstrument, das Ihnen die Entscheidung erheblich erleichtern kann.
Aus Sicht der Anbieter kostet das Ausfüllen – je nach Umfang – viel Zeit. Daher kann es sogar sein, dass sich einige Anbieter nicht zurückmelden, wenn das Ausfüllen gefordert wird. Andere Anbieter argumentieren, dass durch einfache Anpassungen im System praktisch alles möglich ist. Und der Anforderungskatalog den unterschiedlichen Systemen nicht gerecht wird.
Daher hier nochmals unsere Empfehlung: beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Nutzen Sie das Instrument „Anforderungskatalog“ auch und vor allem, um Ihren Bedarf zu dokumentieren. Stellen Sie den Anbietern diese Aufstellung zur Verfügung. Machen Sie transparent, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, definieren Sie also die KO-Kriterien.
Sprechen Sie mit den Anbietern, ob sie bereit sind den Anforderungskatalog auszufüllen. Wenn ja – wunderbar. Wenn nein – erläutern Sie Ihren Wunsch nach Vergleichbarkeit. Vielleicht hat der Anbieter einen Vorschlag dazu.
Holen Sie Angebote ein
Schreiben Sie Ihre Top 1 bis 5 an, reichen Sie die Dokumente zum Verein und Ihren Anforderungen ein und bitten Sie um ein Angebot, das Ihr Preisblatt (s. Schritt 1 TCO) mit abbildet.
Anbieter, die zurückmelden, dass ihre Produkte Ihre benötigten Must-Have-Funktionalitäten nicht abbilden, fallen raus.
Fragen Sie ggf. nach, welche Kostenpositionen noch offen sind bzw. sich erst im Laufe des Prozesses klären lassen. Es ist völlig logisch, dass niemand ein Angebot zur Datenmigration abgeben kann, wenn nichts über die Datensituation bekannt ist.
Eckdaten für Angebotsanfrage (PDF)
Ihr Datenbestand
Gleichzeitig sollten Sie beginnen, Ihren Datenbestand aufzuräumen.
- Welche Daten sind doppelt erfasst und müssen zusammengezogen werden?
- Wo sind noch keine Postrückläufer mit neuer Adresse oder dem Vermerk auf Wegzug oder Tod berücksichtigt?
- Wessen Kontakte stecken ggf. noch im privaten Handy oder Mail-Postfach?
Achten Sie darauf, das ganze Team einzubeziehen und legen Sie eine Form für ihre Import-Tabelle(n) fest, in die jede*r Kolleg*in seine Daten sortieren soll. Das erübrigt sich, wenn Sie bereits mit einem CRM- oder Fundraising-System arbeiten.
Online-WerkstattWenn Sie noch tiefer einsteigen möchten:
Regelmäßig bieten wir Ihnen zu jedem der bewährten 8 Schritte unseres Programms eine kostenpflichtige vertiefende, output-orientierte Online-Werkstatt (max. 10 Teilnehmenden) an.
Unsere Werkstätten sind darauf ausgelegt, dass Sie in kurzer Zeit den größtmöglichen Entwicklungsschritt Ihrer aktuellen Aufgabe(n) nehmen können. Die einzelnen Werkstätten setzen voraus, dass Sie das kostenfreie Material von DATENWELTEN für den jeweiligen Schritt bereits durchgearbeitet haben. Geleitet werden die Werkstätten von den erfahrenen Beraterinnen Doris Kunstdorff und Gisela Bhatti. Neben Input erhalten Sie Materialien, werden sich in Kleinstgruppen Aufgaben stellen und am Ende wissen, wie Sie im Anschluss weiter vorgehen sollten.
Weitere Informationen zur Online-Werkstatt
