Kosten vergleichen
Es gibt verschiedene Kostenmodelle. Jeder Anbieter hat seinen eigenen individuellen Ansatz, seine Leistung zu bepreisen.
Bei etlichen Produkten spielt die Anzahl der Nutzer*innen eine Rolle, die gleichzeitig mit dem Datenbank-System arbeiten sollen. Für andere, ist die Anzahl der verwalteten Kontakte oder die Anzahl ihrer Spendenbuchungen relevant. Wieder andere verkaufen einzelne Funktionalitäten als einzelne Posten. Einige Produkte muss man kaufen, andere kann man nur mieten, manche mit Hosting, andere ohne. Manche Anbieter bieten mehrere Varianten an.
Um sich in diesem Dschungel zurechtzufinden und eine gemeinsame Basis zum Vergleichen herzustellen, hat sich bewährt, die Kosten einzeln aufzuschlüsseln und auf mehrere Jahre aufzustellen. Diese Aufstellung der „Total cost of ownership“ (TCO) zeigt alle Posten von der Anfangsinvestition bis hin zum Betrieb über den Zeitraum x. Im Vokabelheft ist dieser Begriff erklärt und hier finden Sie eine praktische Anleitung:
Die Genauigkeit der Aufstellung ist von mehreren Faktoren abhängig: je früher Sie fragen und je weniger präzise Informationen der Anbieter hat, um so ungenauer wird die Hochrechnung. Im Umkehrschluss bedeutet das: bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie sicher sein, dass Sie alle Kostenpositionen kennen und abgefragt haben.
Ohne Kostenschätzung kein Budget?Dann kann ein Orientierungsangebot helfen
Wenn Sie ein System auswählen müssen, aber gar keine Einschätzung dafür haben, wie hoch Sie das Budget ansetzen müssen, können Orientierungsangebote sinnvoll sein, um den Rahmen abzustecken. Orientierungsangebote werden i. A. zu einem sehr frühen Zeitpunkt eingeholt – geben aber wirklich nur eine erste Orientierung. Mehr nicht! Meistens werden die tatsächlichen Kosten höher liegen. Auch dazu finden Sie in den o. g. Unterlagen weitere Hilfestellungen.
Und noch eine Faustformel für erste Schätzungen: jeder Tag, den ein Anbieter für den Import Ihrer Daten und für die Schulung Ihrer Anwender*innen aufwendet, kostet bei deutschen Anbietern ~1.000€ netto. Ohne auch nur eine Lizenz gekauft zu haben, sind also schnell mehre Tausend Euro weg. Das verleitet viele dazu, an Schulungen zu sparen – ein falscher Reflex, der sich schnell im Arbeitsalltag rächt.
Der optimale Zeitpunkt für ein belastbares Angebot
Gar nicht so einfach, den richtigen Zeitpunkt zu erwischen: je weniger Informationen Sie den Anbietern geben können, umso weniger belastbar sind die Zahlen. Im Idealfall tragen Sie schon eine Reihe von Informationen zusammen, bevor Sie Angebote einholen.
Doch bei aller Sorgfalt: manchmal bleiben bis zum Schluss Unsicherheiten – vor allem, wenn viele Daten migriert werden müssen und/oder wenn die Anbieter erst durch Workshops von Ihnen erfahren, was genau Sie benötigen bzw. welche Anpassungen durchgeführt werden müssen u. ä.
Deshalb sollten Sie im Vorbereitungsprozess so viel Datenchaos wie möglich selbst bereinigen und Ihre Wünsche und Anforderungen so präzise wie möglich ausarbeiten. Da sind wichtige Stellschrauben, um Kosten zu sparen.
Lesen Sie dazu in Schritt 5 mehr darüber, welche Informationen Sie zusammentragen sollten, um Angebote einzuholen.
Wer die Wahl hat, hat die Qual.
Die Summe aller Kosten allein ist nicht unbedingt ausschlaggebend. Sie werden evtl. die Wahl haben zwischen anfänglich hohen Investitionskosten und geringeren laufenden Kosten oder durchgehend mittelhohe Kosten bei geringerer Anfangsinvestition.
- Was ist für Sie besser?
- Gibt es irgendwo Fördermittel für die Anschaffungen?
- Welches Kostenmodell ist für Sie das richtige?
Dies sind wichtige Fragen und spätestens dazu sollten Sie Rücksprache mit den Verantwortlichen in Ihrer Organisation halten.
Übrigens: es lohnt sich, ggf. mit den Anbietern zu sprechen. Manchmal tun sich Spielräume auf, um Kosten an der ein oder anderen Stelle zu senken.
