Gut vorbereitet, ist halb entschieden
Die Entscheidung für „Ihr“ Datenbank-System ist jetzt nicht mehr fern. Aber bleiben Sie weiterhin auf zack und konzentriert. Das Datenbank-System wird Sie mehrere Jahre begleiten und die Investition ist kein Pappenstiel.
Aber wenn Sie bis hier her alle Schritte gewissenhaft gegangen sind, stehen Sie auf einem soliden Fundament.
Die Vorbereitung
Die Präsentation ist „ihr erstes Date“ mit dem Produkt, mit dem Sie sich aus der Ferne schon lange befassen. Vertrauen Sie ruhig Ihrem Bauchgefühl, aber bereiten Sie auch nachvollziehbare Entscheidungskriterien vor.
Nutzen Sie die Möglichkeiten, das Setting in Ihrem Sinne zu gestalten. Binden Sie mindestens eine*n Vertreter*in jeden Bereichs, jeder Abteilung ein, die später mit dem Datenbank-System arbeiten wird. Besser noch: ermöglichen Sie jede*n, der/ die Interesse hat, teilzunehmen.
Geben Sie dem Anbieter frühzeitig an die Hand, welche Funktionalitäten Sie live sehen möchten und bitten Sie ihn, Ihre relevanten Prozesse in seiner Produktlogik abzubilden.
Diskutieren Sie im Team, welche Entscheidungskriterien für Sie eine Rolle spielen und wo es sinnvoll ist, ihnen ggf. unterschiedliches Gewicht zu geben.
Kriterien könnten z.B. sein, wie gut Ihre benötigten Funktionalitäten abgebildet werden, ob „nice to haves“ ermöglicht werden, wie praktikabel Ihnen die Nutzer*innen-Oberfläche erscheint, wie Sie die Servicequalität einschätzen oder ob die Einführung in Ihren Zeitplan passt. Auch die Kosten können ein Faktor sein, der bei etlichen öffentlichen Vergaben mit immerhin 30% bewertet wird. Wenn aber alle Produkte in Ihr Budget passen und Sie nicht dringend den preiswertesten Anbieter wählen müssen, können Sie diesen Aspekt auch völlig außen vorlassen.
Einigen Sie sich mit Ihrem Team auf eine einheitliche Bewertung; z.B. in Schulnoten von 1-6 oder Punkte von 1 (erfüllt unsere Erwartung schlecht) bis 10 (erfüllt unsere Erwartungen voll). Erstellen Sie daraus eine Vorlage, in der später alle Teilnehmenden der Präsentation ihren Eindruck festhalten. Für jedes Entscheidungskriterium gibt es eine Zeile, für jedes präsentierte Produkt eine eigene Spalte und für jeden Teilnehmenden ein eigenes Blatt.
Entscheidungsnetz (PDF)Entscheidungskriterien (PDF)
Die Durchführung
Moderieren Sie durch die Präsentation. Lassen Sie dem Anbieter ausreichend Zeit, in Ihrer Runde anzukommen und sein Produkt nach seiner Schwerpunktsetzung zu präsentieren. Sollte er nicht von selbst mit Ihnen Zeitfenster vereinbaren, erinnern Sie ihn daran, dass noch ausreichend Zeit für die Präsentation Ihrer Anforderungen bleibt. Ggf. stellt die Buchhaltung ihre relevanten Fragen selbst und ebenso der IT-Verantwortliche oder die Fundraiserin. So binden Sie einerseits Ihr Team ein und andererseits kann so die Person das neue Produkt bewerten, die später am meisten damit arbeiten wird.
Schließen Sie mit einer Fragerunde und mit Vereinbarungen, wie es weitergehen könnte. Manchmal ist nach der Präsentation auch schon die nächste Präzisierung des Angebots möglich – fragen Sie nach.
Verabschieden Sie den Systemanbieter und nehmen Sie sich noch eine weitere gemeinsame Stunde.
Online-WerkstattWenn Sie noch tiefer einsteigen möchten:
Regelmäßig bieten wir Ihnen zu jedem der bewährten 8 Schritte unseres Programms eine kostenpflichtige vertiefende, output-orientierte Online-Werkstatt (max. 10 Teilnehmenden) an.
Unsere Werkstätten sind darauf ausgelegt, dass Sie in kurzer Zeit den größtmöglichen Entwicklungsschritt Ihrer aktuellen Aufgabe(n) nehmen können. Die einzelnen Werkstätten setzen voraus, dass Sie das kostenfreie Material von DATENWELTEN für den jeweiligen Schritt bereits durchgearbeitet haben. Geleitet werden die Werkstätten von den erfahrenen Beraterinnen Doris Kunstdorff und Gisela Bhatti. Neben Input erhalten Sie Materialien, werden sich in Kleinstgruppen Aufgaben stellen und am Ende wissen, wie Sie im Anschluss weiter vorgehen sollten.
Weitere Informationen zur Online-Werkstatt
