Die Datenschutz-Richtlinie
Das Muster der Datenschutz-Richtlinie soll Ihnen dabei helfen, für sich eine Richtlinie zu entwickeln, die den Mitarbeitenden eine Handlungsanweisung an die Hand gibt, um sich datenschutzgerecht zu verhalten. Denn wenn Sie dies möchten, müssen Sie den Kolleg*innen auch sagen, was denn datenschutzgerechtes Verhalten in Ihrem Haus bedeutet.
Das Muster ist nur eine von vielen Möglichkeiten, eine Datenschutz-Richtlinie zu verfassen. Es ist entstanden in monatelanger Arbeit für eine große deutsche Stiftung, die im gemeinnützigen Bereich tätig ist. Deshalb halten wir von DATENWELTEN sie für geeignet, als Muster zu dienen. In einem „handfesten Industrieunternehmen“ würde vielleicht eine Liste mit genauen Anweisungen („hat zu erfolgen“, „ist verboten“) geeigneter sein. Für Vereine, gGmbhen oder Stiftungen, die eventuell auch mit ehrenamtlich tätigen Menschen arbeiten, scheint eine gefälligere Sprache angemessener.
Das Vorwort zu erstellen ist Aufgabe der obersten Führung. Hier wird dargelegt, was „der Kopf“ über das Thema Datenschutz denkt. Nur wenn die Führung ein positives Bild vom Schutz personenbezogener Daten vor ihrem Missbrauch vermittelt, kann das Thema Datenschutz in einer Organisation positive Kräfte entfalten. Wer vom Datenschutz als „Hindernis“ oder „Bürokratiemonster“ spricht, wird den Mitarbeitenden nicht abverlangen können, den Bedürfnissen des Datenschutzes die notwendige Aufmerksamkeit zu widmen.
Ab dem Punkt „Ziele der Datenschutzrichtlinie“ kann der Text dahingehend bearbeitet werden, dass er an Ihre Organisation nur noch angepasst wird. Alles Fettgedruckte muss ersetzt werden. Sprachlich können Sie den Text selbstverständlich an Ihren Sprachstil anpassen, in Ihrer gewohnten Art gendern und/oder gewisse Ausdrücke an Ihre mundartlich vorgegebene Art anpassen.
Wenn Sie alles Wesentliche, vor allem alles rund um die Nennung von Rechtstexten (Artikeln der DSGVO oder andere, wie Paragraphen des Bundesdatenschutzgesetzes [BDSG]) unverändert lassen, haben Sie an alles gedacht. Idealerweise erarbeitet das ein Mitglied der Führung gemeinsam mit einer oder mehreren Mitarbeitenden. So ist gesichert, dass der Text nicht „von oben übergestülpt“ wurde.
