Eine grafische Darstellung eines großen Computerbildschirms, vor dem Personen stehen.

Auswahl eines Datenbank-Systems In 8 Schritten zur Entscheidung

Einstieg

Wer beginnt, sich damit zu befassen und die zig Angebote bestaunt, stellt schnell fest, dass das nicht ganz trivial ist. Wie lassen sich unterschiedliche Produkte vergleichen? Was braucht unser Verein überhaupt? Und sollte ich wirklich eine schnelle Entscheidung treffen, wenn wir noch keine Strategie für die Zukunft haben? Und: wie konnte ich jemals glauben, dass Vorhaben sei in einem Quartal gegessen?!

Kleiner Spoiler: Der Prozess, den Sie hier beginnen, wird Sie eine ganze Weile begleiten. Selbst wenn Sie komplett freigestellt sind, so müssen immer wieder auch Abstimmungen im Team oder Vorstand vorgenommen werden. Und mehrere Personen unter einen Terminhut zu bekommen, ist gerne herausfordernd.

Wenn Sie stringent daran arbeiten, werden Sie roundabout ein Jahr dafür benötigen.

Jetzt ist die Katze aus dem Sack…

Die Datenbank

Um es gleich vorwegzusagen: wir liefern hier keine Definitionen, die in der Fachwelt gebräuchlich sind, sondern wir wollen einige Unschärfen ausräumen, die sich eingebürgert haben. Unser Ziel ist nicht, aus Ihnen IT-Expert*innen zu machen, sondern lediglich die wichtigsten Punkte zu erläutern.

Viele sprechen von „der“ Datenbank. Das ist verkürzt. Denn es gibt natürlich eine Vielzahl von Datenbanken – sowohl aus technischer Sicht als auch aus Anwendungssicht. Zunächst ist eine Datenbank der Speicher„ort“ für Ihre Daten auf einem Speichermedium. Um das Ganze ans Laufen zu kriegen, braucht man noch Hardware, Betriebssystem, Anwendungssoftware etc. Daher sprechen wir lieber vom Datenbank-System, um diesen Ansatz deutlich zu machen.

Von welchen Daten sprechen wir

Bei DATENWELTEN liegt unser Fokus derzeit nicht auf Controlling-Daten aus Ihren Projekten oder auf Daten aus dem Rechnungswesen. Das wird sich im Laufe der Zeit ändern – denn wir wollen sukzessive weitere Themenfelder erarbeiten und Ihnen anbieten.

Wir konzentrieren uns hier auf Datenbank-Systeme, die in Vereinen und Stiftungen i.d.R. der Dreh- und Angelpunkt für langfristige Beziehungen und gute Kommunikation sind. Für spendensammelnde Organisationen sind sie darüber hinaus auch ein wichtiger Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg.

CRM- und Fundraising-Datenbank-Systeme

Custumer-Relationship-Management, kurz CRM ist die strukturierte und Vereinszielen folgende Verwaltung von Beziehungen.

Wir pflegen Beziehungen mit unseren Mitgliedern, Ehrenamtlichen und den Menschen, mit denen wir jeden Tag in Kontakt stehen. Diese Personen werden im Datenbank-Jargon „Kontakte“ genannt und in einer CRM-Datenbank organisiert.

Dort legen wir zu jedem Kontakt relevante Informationen ab zu Adressen, Telefonnummern, Verabredungen und Verträgen, können aber auch Beziehungen der Kontakte untereinander abbilden und Dokumente, die diese Menschen von uns erhalten haben, festhalten.

Unser Ziel ist es, mit zwei Klicks zu wissen, wie wir Frau Meyer erreichen, ob Sie bereits zur Weihnachtsfeier eingeladen wurde und ob sie zugesagt hat, einen Kuchen mitzubringen.

Wer noch wissen möchte, ob sie dies Jahr gespendet hat, ob sie ein ehemaliges Mitglied ist oder ob ihr ein bestimmtes unserer Vorhaben mehr am Herzen liegt als andere, der braucht ggf. auch schon ein Fundraising-Datenbank-System.

Die Grenzen zwischen beiden Systemen verlaufen fließend. Wer aber aussagekräftige Analysen oder eine komplexere Mitgliederverwaltung benötigt, dem werden die reinen CRM-Produkte bald ihre Grenzen aufzeigen.

Los geht’sIn 8 Schritten zur Entscheidung für ein CRM-/ Fundraising-System

8 Kapitel, 30 Minuten, zzgl. Videos und Bearbeitung der Arbeitsmaterialien.

Sie können mit DATENWELTEN anwendungsorientiertes Wissen erwerben, wie Sie die für Sie passende Datenbank finden.

Neben dem notwendigen Wissen für eine solide Entscheidung, erhalten Sie zudem die Unterstützung, wie Sie Ihr Wissen auch konkret umsetzen können. Schritt für Schritt.

Ein gut gemeinter Rat: Nehmen Sie keine Abkürzung. Das dauert länger.

8 Schritte-Übersicht (PDF) Jetzt starten